Apa Itu OJS? Pengertian, Fitur dan Cara Kerja Lengkap
Apa Itu OJS adalah pertanyaan paling dasar yang wajib dipahami sebelum seorang dosen, peneliti, atau mahasiswa pascasarjana mengirim naskah ke jurnal ilmiah. Hampir setiap kali Anda membuka website jurnal untuk submit artikel, Anda sebenarnya sedang berhadapan dengan OJS — meski tampilannya bisa berbeda-beda tergantung tema yang dipakai pengelola jurnal. Artikel ini membahas tuntas apa itu OJS: pengertian, sejarah, cara kerja, peran setiap penggunanya, fitur utama, sampai alasan hampir seluruh jurnal terakreditasi SINTA mewajibkan penggunaannya.
Ringkasan Cepat
OJS (Open Journal System) adalah perangkat lunak open source untuk manajemen dan penerbitan jurnal ilmiah, dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP) sejak 2001. OJS mengelola seluruh alur kerja jurnal secara daring: submission oleh penulis, peer review oleh reviewer, editing oleh editor, hingga publikasi issue. Empat peran utama di OJS adalah Author, Editor, Section Editor, dan Reviewer. Karena mencatat seluruh proses editorial secara transparan dan terstruktur, OJS menjadi standar de facto bagi jurnal yang ingin terakreditasi SINTA maupun terindeks secara internasional.
Apa Itu OJS? Pengertian Dasar
Apa Itu OJS secara sederhana: OJS adalah singkatan dari Open Journal System, yaitu perangkat lunak manajemen dan penerbitan jurnal ilmiah berbasis web yang bersifat open source (gratis dan dapat dimodifikasi). OJS memungkinkan pengelola jurnal menjalankan seluruh proses editorial secara daring: mulai dari penerimaan naskah, penunjukan reviewer, proses peer review, revisi, editing, hingga penerbitan issue (edisi) jurnal yang dapat diakses publik.
OJS dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP), sebuah inisiatif akademik internasional yang berbasis di University of British Columbia, Kanada, sejak tahun 2001. Selain OJS, PKP juga mengembangkan perangkat lunak serupa untuk jenis publikasi lain, seperti Open Monograph Press (OMP) untuk buku dan Open Preprint Systems (OPS) untuk preprint.
Sejarah Singkat dan Perkembangan OJS
OJS pertama kali dirilis pada awal tahun 2000-an sebagai respons atas kebutuhan jurnal akademik untuk beralih dari proses manual berbasis email dan cetak menuju sistem digital yang lebih transparan. Sejak saat itu, OJS terus dikembangkan melalui beberapa versi besar, dengan OJS 2 dan OJS 3 sebagai dua versi yang paling banyak dipakai jurnal-jurnal di Indonesia saat ini.
Selain OJS, PKP juga sempat mengembangkan Open Harvester Systems (OHS) pada tahun 2002, yaitu sistem pengindeksan metadata gratis yang memungkinkan pembuatan indeks yang dapat dicari dari berbagai arsip pendukung Open Archives Initiative, termasuk situs-situs berbasis OJS. Perkembangan ini menunjukkan bahwa sejak awal, PKP memang berfokus pada aksesibilitas dan keterbukaan pengetahuan ilmiah, bukan sekadar membangun perangkat lunak manajemen jurnal semata.
Seberapa Luas Penggunaan OJS Secara Global?
Data dari PKP menunjukkan OJS digunakan oleh puluhan ribu jurnal di seluruh dunia, dengan sebaran terbesar di kawasan Asia Timur & Pasifik, disusul Eropa & Asia Tengah, serta Amerika Latin & Karibia. Indonesia menjadi salah satu kontributor terbesar di kawasan Asia Timur & Pasifik, sejalan dengan kewajiban penggunaan OJS bagi jurnal yang ingin terakreditasi SINTA.
| Aspek | OJS Versi 2 | OJS Versi 3 |
|---|---|---|
| Tampilan | Sederhana, berbasis tabel, kurang responsif di perangkat mobile | Modern, responsif, lebih mudah dinavigasi |
| Alur submission | 5 langkah dengan halaman terpisah | 5 langkah terintegrasi dalam satu wizard |
| Manajemen workflow | Linear dan kaku | Fleksibel, mendukung banyak jenis peran dan tahap |
| Dukungan plugin & DOI | Terbatas | Lebih luas, termasuk integrasi Crossref DOI dan similarity check |
Sebagian jurnal lama di Indonesia masih menggunakan OJS Versi 2, namun tren migrasi ke OJS Versi 3 terus meningkat.
Cara Kerja OJS: Empat Peran Utama Pengguna
OJS dirancang dengan sistem peran (role) yang jelas, sehingga setiap pihak yang terlibat dalam proses penerbitan jurnal memiliki akses dan tanggung jawab masing-masing.
| Peran | Tugas Utama |
|---|---|
| Author (Penulis) | Mengirim naskah, melengkapi metadata, merespons permintaan revisi dari editor/reviewer. |
| Editor | Menerima submission, menugaskan reviewer, mengambil keputusan akhir (accept/revise/reject), mengelola issue. |
| Section Editor | Mengelola naskah pada bagian/rubrik tertentu, membantu tugas editor pada section spesifik. |
| Reviewer | Menilai kualitas naskah secara akademik dan memberikan rekomendasi kepada editor. |
Apakah Satu Orang Bisa Memegang Beberapa Peran?
Bisa. Di jurnal kecil, satu orang sering merangkap sebagai editor sekaligus section editor. OJS mendukung multi-role dalam satu akun, sehingga pengelola jurnal dengan tim terbatas tetap bisa menjalankan seluruh alur kerja tanpa harus membuat akun terpisah untuk setiap peran.
Fitur Utama OJS yang Membedakannya dari CMS Biasa
Fitur Khas OJS
- ✓Manajemen submission — melacak naskah dari status Awaiting Assignment sampai Published.
- ✓Peer review terstruktur — mendukung blind review, mengelola penugasan dan tenggat reviewer.
- ✓Manajemen metadata — judul, abstrak, kata kunci, ORCID iD, dan data sitasi yang memudahkan indeksasi.
- ✓Manajemen issue — menyusun edisi/volume jurnal beserta daftar isinya.
- ✓Integrasi DOI & similarity check — khususnya di OJS versi 3, mendukung registrasi DOI otomatis via Crossref.
- ✓Statistik & laporan — jumlah unduhan, kunjungan, dan performa artikel per issue.
Kenapa Jurnal Tidak Cukup Pakai Google Form atau Email?
Pertanyaan ini sering muncul, terutama dari pengelola jurnal baru. Jawabannya terletak pada kebutuhan transparansi dan jejak audit (audit trail). OJS mencatat setiap perubahan status naskah, siapa reviewer-nya, kapan revisi dikirim, dan versi mana yang sedang diproses — sesuatu yang sangat sulit dikelola secara konsisten lewat email atau spreadsheet manual begitu jumlah naskah bertambah banyak.
Kenapa Ini Penting bagi Penulis?
Sebagai penulis, memahami cara kerja OJS membantu Anda tahu persis di tahap mana naskah Anda berada dan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya, alih-alih hanya menunggu email tanpa kejelasan status.
Kenapa Hampir Semua Jurnal SINTA Menggunakan OJS?
Alasan OJS Menjadi Standar Jurnal SINTA
- ✓Salah satu syarat administratif ARJUNA untuk pengajuan akreditasi jurnal nasional.
- ✓Transparansi proses editorial dapat diverifikasi kapan saja oleh asesor akreditasi.
- ✓Metadata yang lengkap mempermudah proses harvesting oleh Google Scholar, Garuda, dan DOAJ.
- ✓Gratis dan open source, sehingga tidak membebani biaya operasional pengelola jurnal kampus.
Catatan Regulasi
Berdasarkan Permendiktisaintek No. 9 Tahun 2026, peringkat SINTA 5 dan SINTA 6 resmi dihapuskan, sehingga struktur akreditasi nasional kini hanya mencakup SINTA 1 sampai SINTA 4. Aturan ini tidak mengubah kewajiban penggunaan OJS bagi jurnal terakreditasi, namun memengaruhi cara Anda membaca peringkat jurnal tujuan.
OJS vs Platform Manajemen Jurnal Lain
Selain OJS, ada beberapa platform manajemen jurnal lain yang dipakai di dunia akademik, seperti Editorial Manager, ScholarOne, dan sistem submission proprietary milik penerbit besar (Elsevier, Springer). Perbedaan utamanya terletak pada model bisnis dan fleksibilitas.
| Platform | Sifat | Umum Dipakai Oleh |
|---|---|---|
| OJS | Open source, gratis, dapat dikustomisasi | Jurnal kampus, jurnal open access, jurnal nasional SINTA |
| Editorial Manager | Berbayar, berlisensi | Jurnal komersial skala menengah-besar |
| ScholarOne | Berbayar, berlisensi, milik Clarivate | Jurnal besar yang berafiliasi dengan penerbit internasional |
| Sistem proprietary penerbit | Tertutup, dikembangkan internal | Jurnal-jurnal di bawah naungan penerbit besar seperti Elsevier atau Springer |
OJS menjadi pilihan utama jurnal kampus dan jurnal nasional karena sifatnya yang gratis dan open source.
Karena sifatnya yang gratis dan tidak membutuhkan lisensi berbayar, OJS menjadi pilihan paling realistis bagi jurnal-jurnal yang dikelola oleh program studi, fakultas, atau organisasi profesi dengan anggaran terbatas, sekaligus tetap memenuhi standar transparansi editorial yang disyaratkan lembaga akreditasi.
Kelebihan dan Kekurangan OJS
Ringkasan Kelebihan & Kekurangan
- Kelebihan: gratis dan open source, transparan, mendukung peer review terstruktur, dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan jurnal.
- Kekurangan: tampilan bisa terasa kurang intuitif bagi pengguna baru, butuh hosting dan pemeliharaan teknis, kurva belajar di awal cukup terasa bagi editor pemula.
Dari sisi penulis, kekurangan OJS yang paling sering dikeluhkan adalah perbedaan tampilan dan alur kerja antar jurnal, karena setiap pengelola jurnal bisa memasang tema dan plugin yang berbeda. Meski prinsip dasar lima langkah submission tetap sama, penulis yang terbiasa dengan tampilan satu jurnal kadang perlu sedikit adaptasi saat berpindah ke jurnal lain yang juga berbasis OJS namun dengan kustomisasi visual yang berbeda.
Sudah Paham Apa Itu OJS, Lalu Bagaimana Cara Submitnya?
Setelah memahami cara kerja OJS, langkah selanjutnya adalah mempraktikkannya secara langsung. Pelajari panduan lengkap cara submit artikel ke OJS mulai dari registrasi akun sampai lima langkah submission resmi. Tim Pusat Publikasi juga siap membantu jika Anda butuh pendampingan teknis.
Konsultasi Gratis via WhatsApp
Pendampingan bersifat teknis dan administratif. Naskah, data, dan kepemilikan intelektual tetap sepenuhnya milik penulis.
Kesimpulan
Apa Itu OJS pada intinya adalah perangkat lunak open source yang menjadi tulang punggung pengelolaan jurnal ilmiah modern, dari submission hingga publikasi. Memahami cara kerja dan peran di dalamnya — Author, Editor, Section Editor, dan Reviewer — akan membuat Anda lebih siap saat harus mengirim naskah, mengikuti proses review, hingga melacak status artikel Anda sendiri.
FAQ
Apakah OJS berbayar?
Tidak. OJS bersifat open source dan gratis untuk digunakan. Biaya yang mungkin timbul biasanya berasal dari hosting server, bukan dari lisensi perangkat lunaknya.
Apa bedanya OJS dengan Scopus atau SINTA?
OJS adalah perangkat lunak pengelola jurnal, sedangkan SINTA dan Scopus adalah sistem pengindeks yang menilai dan mendaftar jurnal berkualitas. Sebuah jurnal bisa menggunakan OJS untuk pengelolaannya, lalu terdaftar di SINTA atau Scopus setelah memenuhi kriteria akreditasi/indeksasi masing-masing.
Apakah semua jurnal internasional menggunakan OJS?
Tidak semua. Banyak jurnal internasional besar milik penerbit komersial (Elsevier, Springer) memakai sistem submission mereka sendiri, namun OJS tetap banyak dipakai oleh jurnal open access di berbagai negara.
Bagaimana cara mengetahui versi OJS yang dipakai sebuah jurnal?
Biasanya tertera di bagian footer website jurnal atau halaman About the Journal > About this Publishing System. Tampilan dashboard juga bisa menjadi penanda: OJS 3 umumnya terlihat lebih modern dan responsif dibanding OJS 2.
Apakah mahasiswa perlu memahami cara kerja OJS secara teknis?
Idealnya ya, minimal memahami alur submission dan arti setiap status naskah, karena ini membantu mahasiswa memantau progres artikelnya sendiri tanpa harus terus-menerus bertanya ke editor.
Mahasiswa Ekonomi Syariah yg memiliki passion di bidang digital marketing, SEO, publikasi ilmiah, content writing, dan pengembangan bisnis.
